Skrevet af revisor FDR, Carsten H. Fohlmann, Contar ApS
Ligesom alle andre i branchen fik jeg lidt hjertebanken, da mailen kom med, at der i virksomhedens digitale postkasse var post fra Erhvervsstyrelsen. Det var den frygtede – men ventede – besked om varsling af tilsynsbesøg for at kontrollere vores overholdelse af hvidvaskloven.
Indenfor et par uger skulle jeg indsende:
- En redegørelse for virksomhedens erhvervsmæssige aktiviteter
- Virksomhedens risikovurdering og de skriftlige politikker, forretningsgange mv. jf. hvidvasklovens §7 og 8. (Det, vi i FDR kalder Hvidvaskmanualen)
- Kundelisten med CVR-nr.
Og så stod der, at tilsynsbesøget ville finde sted nogle uger herefter.
Forberedelse af dokumenterne til indsendelse
Kundelisten udarbejdede jeg med vores nuværende kunder, men vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen formentlig supplerer den liste, I sender ind, med oplysninger, de kan trække fra deres systemer, f.eks. de selskaber som en godkendt revisor er tilknyttet.
Herefter gik jeg i gang med ekstraordinær opdatering af vores hvidvaskmanual. Jeg havde jo lige opdateret i juli måned, men det er en god idé at gå den igennem, inden dokumenterne indsendes.
Forberedelse til tilsynsbesøget
Som forberedelse til tilsynsbesøget havde jeg på en kopi af kundelisten angivet følgende for hver kunde:
- Den risiko jeg havde vurderet kunden til ved seneste opdatering af kundekendskabet
- Dato for hvornår kunden startede hos os
- Om kunden havde nogle af de faktorer, vi i vores risikovurdering vurderede til øget risiko – f.eks. i en kontantbaseret branche
Jeg gennemgik derefter alle kunder for at sikre mig, at vi havde en opdateret KYC, herunder gyldig legitimation på alle kunder, og tjekkede risikovurderingerne på de kunder, som er vurderet til øget risiko, eller som havde indikatorer, der kunne medføre øget risiko.
Tilsynsbesøget
Kl. 09.00 på dagen mødte to personer fra Erhvervsstyrelsen op, og jeg oplevede en meget venlig, men også formel tone. Sådan bør og skal det jo også være, når myndighederne kommer på kontrol. Efter den indledende hilsen på, fortalte kontrollanterne kort om dagsordenen og det efterfølgende forløb.
Indledningsvist spurgte de ind til virksomhedens aktiviteter og den indsendte hvidvaskmanual. De ville høre, hvorfor vi havde skrevet x, eller hvad vi mente med y.
Så blev det tid til kundesagerne – der havde de udvalgt en række sager, hvor de spurgte ind til, om vi havde dokumentation for:
- at vi ved kundeforholdets start havde:
- undersøgt, hvem der var de reelle ejere
- indhentet legitimation på de reelle ejere
- undersøgt, om reelle ejere var omfattet af PEP-reglerne
- hvad kunden beskæftiger sig med, og hvilke ydelser vi leverer til kunden
- hvilken risikovurdering vi har på kunden og begrundelsen for denne
Da kl. blev ca. 14.00 takkede de for god kaffe, og så var det overstået. Og jeg må sige, at jeg var mere træt efter sådan en dag, end efter to fulde dages undervisning. Man kan sige, at det er en intens oplevelse.
Efter ca. 9 uger modtog jeg så ”dommen” i den berygtede digitale postkasse ved et udkast til afgørelse, som jeg havde fået i høring.
Tilsynsbesøg gør ikke ondt, og de rare mennesker fra styrelsen er ganske venlige. Det er min opfattelse, at hvis du seriøst har gjort en indsats for at leve op til reglerne, bliver der måske givet påtaler og/eller påbud, men sagerne videresendes kun til Politiet, hvis der er alvorlige overtrædelser af loven. Det vil sige, at du slet ikke har gjort noget eller har overtrådt kravet om registrering i Hvidvaskregistreret hos Erhvervsstyrelsen. Jeg vil dog gøre opmærksom på, at jeg er ganske overbevist om, at tilsynets fokus ændrer sig løbende, så det er vigtigt, at der også er styr på de øvrige regler i lovgivningen, f.eks. de interne kontroller, den løbende opdatering af både manualen og kundekendskabet på den enkelte kunde osv.
Det tidsmæssige forløb af kontrollen
- Varsling sendes til virksomhedens digitale postkasse
- 14 dages frist til indsendelse af dokumenter
- 14 dage efter er der kontrolbesøg
- 6-8 uger efter besøget modtager du udkast til afgørelse
- Når høringsfristen er ovre – eller du har svaret, du ikke har kommentarer – fremsendes endelig afgørelse
- Vær opmærksom på, at tilsynet også kan ske ved uanmeldt besøg
